Les Formalités légales de constitution

Déclaration à la préfecture

Où ?
A la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l’arrondissement où l’association aura son siège social (l. 1901, art 4).
Comment ?
La déclaration est établie en 2 exemplaires sur papier libre par ceux qui sont chargés de la direction de l’administration de l’association (d. 1901, art. 1er).
Quel contenu ?
La déclaration doit comporter obligatoirement les mentions suivantes (l. 1901, art. 5, al. 2) :
- le titre de l’association,
- l’objet de l’association,
- le siège de ses établissements,
- les nom, profession, domicile et nationalité des personnes chargées de l’administration ou de la direction de l’association.
Quels justificatifs
Dans le délai de 5 jours à compter du dépôt de la déclaration, il est délivré un récépissé (l. 1901, art. 5, al. 2).
Le récépissé énumère l’ensemble des pièces annexées, il est daté et signé par le préfet, sous-préfet ou leurs délégués.
Le point de départ du délai est le jour où la déclaration complète a été déposée. Ce récépissé n’est là que pour constater le dépôt matériel de la déclaration préalable. En aucun cas il s’agit d’un examen de fonds des statuts de l’association. Ce qui signifie que, même si l’association a un but ou une cause illicite, l’autorité préfectorale ne saurait refuser de délivrer le récépissé.

Déclaration officielle

Déclaration à la préfecture ou à la sous-préfecture (sur papier libre)
Monsieur le Préfet,
J’ai l’honneur, conformément aux prescriptions de l’art. 5 de la loi du 1 er juillet 1901, d’effectuer la déclaration de l’association dénommée "......................................." dont le siège social est à ............................ qui a pour objet : de mettre à la disposition de tous les activités éducatives, récréatives, sociales et civiques et de contribuer ainsi à l’émancipation intellectuelle et sociale et à la formation civique de l’individu.
L’administration est assurée par un conseil comme suit :
(liste avec noms et prénoms, dates et lieux de naissance, professions, domiciles, fonctions dans l’association, de tous les membres du conseil d’administration).
Ci-joint deux exemplaires des statuts approuvés lors de l’assemblée générale du ..... et un registre de pages numérotées.

Fait à .........Le ...........
Le président ou le secrétaire
du conseil d’administration

Nota :
1. Tout membre élu doit jouir de ses droits civils et politiques.
2. Les exemplaires des statuts sur papier libre joint, seront datés et signés par le président.

Publication au Journal Officiel

Pourquoi ?
L’association est rendue publique et aura ainsi la capacité juridique par une insertion au Journal officiel (l. 1901, art. 5, al. 4).
Quel délai
Cette insertion est effectuée par les personnes chargées de l’administration de la direction de l’association dans un délai d’un mois.
Comment ?
L’insertion au JO est un extrait de la déclaration à la préfecture (d. 1901, art. 1er). La publication ne peut avoir lieu que sur production du récépissé de la déclaration, en fait dans la pratique sur production d’une photocopie.
Quel contenu ?
L’avis d’insertion doit contenir obligatoirement :
- la date de la déclaration,
- le titre et l’objet de l’association,
- l’indication de son siège social.
En outre, il mentionne le nom de la préfecture ou sous-préfecture ou a été déposée la déclaration.
Les préfecture tiennent à la disposition des associations un formulaire avec mode d’emploi de demandes d’insertion au JO. Il s’agit de l’imprimé modèle A.
Peut-on contacter directement les journaux officiels ?
Rien dans les textes, en effet, n’interdit les déclarants d’une association à procéder directement à cette formalité de publicité au JO.
L’autorité préfectorale ne peut exiger la remise de formulaire modèle A comme élément indispensable du dossier et comme condition de la délivrance du récépissé. En effet, les préfectures ne sauraient avoir le monopole de la transmission des demandes de publication au JO.
Toutefois, la pratique courante présente l’avantage, pour les dirigeants, de se décharger de cette formalité administrative et d’éviter ainsi les riques de négligence ou d’oubli.
Quel est le justificatif ?
La direction du JO expédie directement le justificatif de la publication avec la facture correspondante, le coût de la publication pour la création est de 34€.

Protection du nom

Condition de protection en tant que marque.
Toute association légalement constituée dispose de ce simple fait d’un droit privatif sur son nom . Cette protection s’étend également au logo oux insignes qu’elle a pu créer.
Néanmoins, cette protection est relativement fragile puisqu’elle implique que l’association démontre l’antériorité de l’usage de ce nom, son caractère original ou novateur et surtout l’importance des risques de confusion susceptibles d’exister entre deux dénominations.
La protection du nom d’une association, ainsi que d’une mention figurative est plus efficace lorsque ceux-ci ont fait l’objet d’un dépôt, en tant que marque à l’INPI (liens www.inpi.fr).
Cette formalité permet alors d’interdire à tout organisme l’utilisation de cette marque, même s’il n’existe aucun rique de confusion.
Néanmoins, un nom ou un logo ne sont déposables, et donc protégeables, que s’ils remplissent les conditions suivantes :
- la marque doit être disponible, c’est à dire ne pas être déjà utilisée, soit à l’identique, soit de façon similaire ;
- elle ne doit pas être usuelle, ni générique, ni nécessaire ;
- elle ne doit pas être descriptive ;
- elle ne doit pas être susceptible de tromper le public, c’est-à-dire "déceptive"
A cet égard, il est interdit de reproduire dans une marque de fabrique, de commerce ou de service, les armoiries, drapeaux et autres emblèmes d’Etat des pays signataires de la "Convention de Paris du 20 mars 1883" à laquelle la France a adhéré.

Quels en sont les effets ?

Effet de la déclaration à la Préfecture
La déclaration à la Préfecture constitue une condition préalable et nécessaire à la publication de la constitution au JO et c’est son seul effet.
Effet de la publication au Journal Officiel
C’est la publication au JO qui octroie la capacité et la personnalité juridiques à l’association.
Toutefois, la publication au JO ne confère pas aux associations une capacité et une personnalité juridiques sans limite.
Les associations ne peuvent en effet accomplir que les seuls actes entrant dans leur objet ou qui en favorisent la réalisation.
Il convient là aussi de faire une distinction entre les associations simplement déclarées, c’est à dire publiées, et les associations reconnues d’utilité publique.
Absence de déclaration ou de publication ?
Une association non déclarée ou déclarée mais non publiée au JO est licite et juridiquement valable.
Toutefois, elle ne constitue pas une personne morale, il s’agit seulement d’un groupement de fait qui, en tant que tel, ne peut bénéficier des attributs de la personnalité juridique (nom, siège, responsabilités, capacités, etc.).

Quelles sont les sanctions ?

Sanctions civiles
L’absence de formalités légales a comme conséquence l’absence de personnalité juridique.
Sanctions pénales
Seront punis d’une amende de 10 000 F, montant porté à 20 000 F en cas de récidive (code pénal art. 131-13 nouveau), tous ceux qui auront contrevenu aux dispositions de l’article 5 prévoit de la loi de 1901 (L. 1901, art. 8, rappelons que l’article 5 prévoit entre autres les modalités de déclaration à la préfecture et de publication au JO).
Toutefois, compte tenu du caractère de liberté publique de la loi 1901, il convient d’interpréter de façon libérale le texte de cet article 8.
Aussi, nous pensons que ces sanctions seraient applicables en cas de déclarations ou publications incomplètes, irrégulières ou frauduleuses et ne sauraient s’appliquer au défaut de déclaration à la préfecture ou au défaut de publication au JO.
L’administration peut refuser de délivrer le récépissé de déclaration uniquement si toutes les pièces exigées n’ont pas été fournies conformément aux dispositions de la loi de 1901 ou si l’autorité administrative saisie n’est pas l’autorité territorialement compétente pour procéder à cette délivrance.
En revanche, l’Administration ne peut refuser de procéder à l’insertion de la déclaration au JO. Tout refus de sa part serait consécutif d’un excès de pouvoir et susceptible d’engager sa responsabilité.
Bibliographie "Lamy Associations- étude 118.

Les registres

Registre spécial obligatoire
Toute association à l’obligation de tenir un registre spécial sur lequel devront être consignés les changements intervenus dans la direction et les modifications apportées aux statuts (loi de 1901, art. 5 et décret 1901, art. 6).
Ce registre doit être présenté à toute réquisition des autorités administratives et judiciaires. Ce registre doit comprendre les mentions suivantes :
- les changements de personnes chargées de l’administration ou de la direction,
- les nouveaux établissements fondés,
- le changement d’adresse du siège social,
- les acquisitions ou les aliénations du local destiné à l’administration et à la réunion de ses membres ainsi que celles des immeubles strictement nécessaires à l’accomplissement du but qu’elle se propose,
- les modifications apportées aux statuts,
- les dates des récépissés délivrés par les préfectures ou sous-préfecture lors du dépôt des déclarations modificatives.
Ce registre doit être côté et paraphé.
Si aucun texte légal ou règlementaire n’impose de publier au Journal Officiel les modifications apportées aux statuts d’une association, un avis du Conseil d’Etat prévoit de le faire dans le cas d’une modification concernant le titre, l’objet ou le siège social.
Registre des délibérations
Aucun texte ne fait obligation de tenir un registre des délibérations. il est cependant recommandé de le tenir en y portant de manière chronologique les procès-verbaux de tous les organes collégiaux de l’association. Les procès-verbaux peuvent être tapés à la machine ou photocopiés et collés dans un registre ou sur des feuilles volantes. Ils evront après appobation être certifiés conformes par les dirigeants de l’association.
Il est à noter que les associations passibles de l’impôt sur les sociétés doivent fournir à l’administration fiscale les comptes rendus et extraits des délibérations de leur conseil d’administration.

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