Les Organes de décisions et leur fonctionnement

LES ORGANES DE DECISION ET LEUR FONCTIONNEMENT


Aucune disposition légale ne règlemente les structures dont une association se dote pour fonctionner. Cependant, il est d’usage que les associations comptent :
- un organe de décision, l’assemblée générale ;
- deux organes de fonctionnement, le cosneil d’administration et le bureau.

L’Assemblée Générale

Constituée de tous les membres de l’association, l’assemblée générale est réunie par convocation pour prendre toutes les décisions nécessaires selon un vote dont les modalités sont généralement précisées dans les statuts. Ses décisions sont souveraines et donnent lieu à un procès-verbal inscrit dans un registre qui peut être consulté par tous les adhérents.
L’assemblée générale ordinaire est annuelle. Elle établit le bilan de l’activité de l’année écoulée (rapport moral et financier), et définit les orientations de l’année à venir. Elle peut approuver ou désapprouver le bilan selon qu’il est ou non conforme aux objectifs de l’association et aux orientations prévues par la précédente assemblée.
Elle nomme les administrateurs et éventuellement désigne leurs tâches et pouvoirs.
Elle adopte le règlement intérieur, peut modifier les statuts, transférer le siège social, fixer le montant des cotisations, etc.

L’assemblée générale extraordinaire est convoquée en cas d’urgence par le conseil d’administration, ou selon les procédures prévues par les statuts (le plus souvent pour des modifications des statuts).

Convocation

- Qui peut convoquer ?
Les statuts sont libres de déterminer comme ils le souhaitent l’auteur de la convocation. Il peut s’agir d’une personne membre du bureau mais aussi de l’organe collégial de direction (sur le cas des associations reconnues d’utilité publique).
On peut distinguer la personne auteur de la convocation de la personne ou l’organe qui a le pouvoir de convoquer ou encore l’initiative de la de la convocation.
Les statuts sont libres de conférer à un organe ou une personne le pouvoir de convoquer et à un autre organe ou à une autre personne le soin matériel d’effectuer la convocation.
En cas de statuts mal rédigés sur ce point , il appartiendra au juge du fond d’interpréter souverainement les dispositions incomplètes ou mal rédigées.
- Comment peut-on convoquer ?
Les statuts fixent librement les modes de convocation.
Il peut s’agir d’une convocation écrite et individuelle mais aussi écrite et collective, ou alors verbale et individuelle ou verbale et collective. Un minimum de règles est néanmoins à respecter. Le principe d’égalité entre les sociétés et le respect des droits propres des membres. Etant précisé que l’abus de droit pourrait justifier la nullité de l’assemblée.
- Dans quels délais ?
Là encore les statuts ou le règlement intérieur fixent librement les délais de la convocation.
On peut ainsi concevoir une absence de délai de convocation.
- Que doit-elle contenir ?
La convocation doit contenir l’ordre du jour de l’assemblée générale. Cet ordre du jour doit être précis.
Il faut rappeler que l’assemblée générale ne peut valablement délibérer que sur les seuls points figurant à l’ordre du jour. Une exception, toutefois, la révocation des administrateurs même non prévue à l’ordre du jour peut être décidée sur simple incident de la séance.
La mention "questions diverses" dans un ordre du jour est valable mais ne doit concerner que des question mineurs ou de détail.
En revanche, un ordre du jour qui ne comporterait que la seule mention "questions diverses" serait irrégulier.
Les statuts doivent généralement préciser qui détermine l’ordre du jour. En cas de silence des statuts, c’est a priori l’organe qui a le pouvoir de convoquer qui est habilité à fixer le contenu de l’ordre du jour.
- A qui est-elle adressée ?
Tous les membres qui composent statutairement l’assemblée générale doivent être convoqués.
Souvent les statuts subordonnent la participation des membres à l’assemblée générale au paiement effectif de leur cotisation.
Des personnes non membres de l’association peuvent être convoquées aux assemblées générales si les statuts l’ont prévu. Il peut s’agir par exemple des salariés, d’experts ou techniciens.
- Il n’y a pas eu de convocation, que se passe-t-il ?
Si les statuts ont prévu une convocation à l’assemblée générale, la responsabilité du dirigeant peut être engagée.
Les sociétaires peuvent demander en référé au tribunal la désignation d’un administrateur provisoire qui aura pour mission la convocation de l’assemblée générale.

Tenue

- A quelle date ?
Là encore les statuts fixent la date de l’assemblée générale. Toutefois, un certain nombre d’associations se voient imposer une date, si ce n’est une fréquence de réunion (associations reconnues d’utilité publique, associations sportives, fédérations sportives , associations émettrices de valeurs mobilières).
- Où ?
Les statuts ou le règlement intérieur fixent le lieu où se tient l’assemblée générale. Quel que doit le lieu choisi, il doit permettre à tous les sociétaires de s’y rendre. Le choix du lieu ne peut constituer un abus de droit.
- Quelles sont les informations préalables ?
Dans certains cas, les associations peuvent être tenues de communiquer avant l’assemblée générale un certain nombre de documents et d’informations aux membres.
Il peut s’agir par exemple des comptes annuels ainsi que du rapport de gestion. Les statuts peuvent eux aussi prévoir cette communication. il s’agira généralement de documents comptables et de rapports qui sont communiqués au préalable.
En l’absence d’obligations légales ou statutaires, il convient néanmoins que les dirigeants, par une communication et une information adaptée, mettent chaque membre de l’assemblée générale en état de voter en toute connaissance de cause.
- Peut-on se faire représenter ?
Les statuts peuvent fixer librement les conditions de la représentation des membres de l’association absents à l’assemblée générale (délai pour l’envoi des mandats de vote, limitation du nombre des mandats détenus par chaque membre présents, etc.).
Dans le cas du silence des statuts, la représentation par un mandataire est de droit et illimitée (rép. min., n° 14181 : JOANQ 26 avril 1979, p 3096).
- Est-il nécessaire d’établir une feuille de présence ?
L’établissement de la feuille de présence est à recommander dans les associations qui comportent de très nombreux membres.
Cette feuille de présence est librement établie sauf si les statuts ou le règlement intérieur la rendent obligatoire.
- Qui préside la réunion ?
Les statuts peuvent déterminer qui préside l’assemblée générale et la composition du bureau de l’assemblée.
Par bureau, il faut entendre les personnes qui vont, sous le contrôle du président, assurer l’animation et contrôler le bon déroulement de l’assemblée générale (pour les associations reconnues d’utilité publique).
- Doit-on avoir obligatoirement un quorum ?
Aucun texte n’impose un quorum pour la tenue des assemblées générales.
Seuls les statuts ou le règlement intérieur peuvent imposer un quorum pour une assemblée ou pour seulement certaines des décisions de l’assemblée générale, dans la plupart des cas les plus importants.
En l’absence de quorum et de règles particulières concernant le calcul de la majorité, les décisions peuvent être prises par la majorité simple des membres présents ou représentés et ce quel que soit leur nombre.

Vote

- Qui peut voter ?
Les titulaires du droit de vote sont non pas les membres de l’association mais les membres de l’assemblée.
Toutefois, tous les membres de l’assemblée n’ont pas obligatoirement le droit de vote.
En effet, les statuts peuvent restreindre l’accès à certains membres ou n’accorder à certains d’entre eux que des voix consultatives. D’autre part , les statuts peuvent fixer l’exercice du droit de vote à certaines conditions : ancienneté minimale, être à jour des cotisations notamment.
- De combien de voix dispose-t-on ?
En l’absence de dispositions statutaires, la règle est "une personne, une voix".
Toutefois, là encore, les statuts peuvent accorder à certaines personnes un nombre de voix supplémentaires.
De même, dans les unions d’associations, il est d’un usage fréquent d’accorder un vote plural à certains membres.
- Quels sont les modes de scrutin ?
Les statuts ou le règlement intérieur détermine librement le mode de scrutin (main levée, appel nominal, assis, debout, bulletin de vote ouvert, etc.).
Dans le silence des statuts, c’est la pratique dans l’association qu’il faut appliquer.
- Le vote par procuration est-il possible ?
oui, sauf dispositions statutaires contraires.
Le membre donne mandat à une personne de son choix qui vote en ses lieu et place.
Le mandat peut être impératif, c’est-à-dire indiquer le sens du vote souhaité par le mandant sur l’ordre du jour ou alors ne comporter qu’une série de mentions minimales.
En l’absence de dispositions statutaires, c’est la pratique de l’association qui régit l’utilisation du vote par procuration
- Qu’en est-il du vote par correspondance ?
Le vote par correspondance a l’avantage d’éviter l’utilisation difficile des pouvoirs en blanc. Il doit être prévu dans les statuts ou avec l’accord des membres de l’association.
Il faut respecter un certain formalisme afin d’éviter toute fraude. Ce formalisme doit être prévu dans les statuts ou le règlement intérieur.
Un conseil pratique : l’ensemble des bulletins de vote par correspondance doivent être identiques et doivent pemettre aux sociétaires d’exprimer leur vote au regard de chacune des résolutions proposées dans le cadre de l’ordre du jour de l’assemblée générale.
- Comment se calcule la majorité ?
Il faut préciser qu’aucun texte n’impose de conditions de majorité pour l’adoption de telle ou telle résolution d’une assemblée générale.
Il faut donc d’abord fixer le calcul de la majorité simple ( relative, absolue, qualifiée ou unanimité), ensuite fixer l’assiette de la majorité (majorité des membres présents et représentés, majorité des voix, des suffrages exprimés, etc.).
Dans le silence des statuts, la majorité simple des membres présents et représentés, quel que soit leur nombre, est suffisante pour que l’assemblée puisse délibérer valablement (Rép. min., n° 14181 : JOANQ 26 décembre 1979, p.3096). On considère également que toute modification statutaire, de nature à modifier profondément l’association (son fonctionnement, son objet, son but, sa disparition), doit être décidée à l’unanimité des membres car touchant au pacte social lui-même.
Bibliographie : Lamy associations, étude 212.

Le Conseil d’Administration

Le conseil se compose des membres de l’association, prépare les travaux des assemblées générales, applique ses décisions
Le plus souvent, il désigne en son sein un bureau de quelques membres à qui il délègue la gestion des affaires courantes.
Le bureau rend compte de ses activités au conseil qui peut suspendre son exercice en cas de faute grave.

Convocation

- Personne pouvant convoquer
Les statuts désignent les personnes habilitées à convoquer : soit une personne physique (le président par exemple), soit un autre organe collégial (le bureau).
On peut opérer une distinction entre le pouvoir de convoquer et l’initiative de la convocation.
- Formes de la convocation
Liberté totale, tous les procédés sont possibles : lettre simple, lettre recommandée, convocation orale...
Il n’existe pas de délai légal, la règle est en fait que le délai doit être suffisant.
Tenue
Le lieu et la date de la réunion sont fixés librement, soit par les statuts, soit par l’auteur de la convocation.
Tous les membres en exercice de l’organe collégial ont accès à la réunion, sauf disposition contraire des statuts.
Il est possible d’établir une feuille de présence qui sera alors émargée par chaque membre présent.
Les statuts peuvent indiquer la personne habilitée à présider les réunions.

Vote

Sauf disposition contraire des statuts, tout membre peut voter.
- Quorum
Les statuts peuvent prévoir un quorum, c’est-à-dire un nombre minimal de membres présents
- Nombre de voix
Chaque membre est censé ne posséder qu’une voix, toutefois, les statuts peuvent attribuer à certains membres des voix supplémentaires.
Ainsi, fréquemment, le président se voit attribuer une voix prépondérante en cas de partage des voix.
- Scrutin
Aucune disposition légale n’impose un mode particulier de scrutin.
- Majorité
Elle est déterminée librement par les statuts : elle peut être relative, absolue, renforcée, différenciée suivant les décisions, tenir compte des présents, des représentés...
Sanctions d’irrégularités
Toute décision prise en violation des statuts peut être annulée à la demande d’un sociétaire. Ce dernier doit apporter la preuve du caractère irrégulier de la décision.
Toutefoirsn lorsque le vice entachant la délibération est sans conséquence, la nullité ne doit pas être prononcée.
Pouvoirs
La liberté statutaire est totale. Les pouvoirs les plus larges, comme les plus restreints peuvent lui être attribués.
Les statuts peuvent permettre au conseil d’administration de déléguer au président ou à un autre membre tout ou partie de ses pouvoirs .
La limitation statutaire de pouvoirs imposée aux organes de direction n’est, en revanche, pas opposable aux tiers.
Dans le silence des statuts, on admet que cet organe ait les pouvoirs les plus étendus pour la gestion courante de l’association.
Bibliographie : Lamy associations, étude 207.

Le Bureau

Organe permanent de l’association, le bureau comprend habituellement au moins un président, un secrétaire général et un trésorier élus par le conseil.
Le président incarne la "personne morale". Il est le responsable de l’association devant la justice.
Le secrétaire général est responsable des archives et de la correspondance. Il rédige les procès-verbaux des réunions.
Le trésorier effectue tous les paiements et gère sous contrôle du président les sommes dues à l’association. Il ne peut aliéner lmes valeurs qui constituent les fonds de réserves. il rend compte de sa gestion à l’assemblée générale annuelle.
D’autres administrateurs peuvent faire partie du bureau (vice-président, secrétaire adjoint, trésorier-adjoint, etc...)
Les membres du bureau sont responsables vis-à-vis de leur gestion. Ils ne sont responsables pénalement qu’en cas de faute personnelle ou de fraude.

RETOUR EN HAUT DE PAGE